Управление репутацией мероприятия: как привлечь спонсоров и усилить доверие к событию

Репутация мероприятия формируется задолго до дня события и продолжает жить после его завершения. Разбираем, какие факторы влияют на имидж события, как работать с отзывами и чем кризисный PR отличается от классического продвижения.

Зачем управлять репутацией мероприятия

Репутация мероприятия – это то, что говорят о вашем событии участники, партнёры, СМИ, спонсоры и аудитория в сети говорят о нём до, во время и после проведения. Для участников она напрямую влияет на решение – стоит ли приходить в следующем году. Для партнёров – это вопрос доверия и прозрачности. Для СМИ и блогеров – критерий, по которому они выбирают, освещать ли проект.

Организаторы часто делают ставку на маркетинг: рекламные кампании, красивые баннеры, агрессивное продвижение. Но PR и реклама отвечают только за внимание. А вот репутация отвечает за доверие и статус. История знает примеры, когда даже масштабные форумы с сильной программой теряли партнеров из-за организационных сбоев и критики в соцсетях. 

Из чего формируется репутация события

• Отзывы участников и гостей. Любой посетитель может стать автором отзыва на Timepad, Яндекс.Афише, Afisha.ru, в Telegram или на форумах. 

• Присутствие в СМИ, блогах и соцсетях. Работа со СМИ должна быть не только реактивной, но и проактивной: инициирование кейсов, публикаций о социальных инициативах, прозрачность коммуникации.

• Партнёры и спонсоры. Уровень доверия к организатору становится критическим фактором при подписании соглашений.

• Качество сервиса. От регистрации до работы гардероба — каждая деталь влияет на впечатление. Участник может простить не самого известного спикера, но не потерянный билет или отсутствие удобных мест. Внимание к мелочам формирует «тихий капитал» мероприятия.

• Истории участников и кейсы. Рассказ о том, как благодаря конференции человек нашёл партнёра по бизнесу, или публикация фотоотчёта укрепляют имидж лучше любой рекламы.

Как управлять репутацией мероприятия в соцсетях

Социальные сети – своеобразное зеркало имиджа события. Здесь обсуждают спикеров, делятся фотографиями, жалуются на очереди. Главный принцип – мониторинг в режиме реального времени. Современные сервисы позволяют отслеживать упоминания бренда и ключевых слов. Чем быстрее команда реагирует на критику, тем меньше шансов, что негатив выйдет в топ обсуждений.

Не менее важно стимулировать позитивный контент. Видеоотзывы гостей, пользовательские посты (UGC), истории в Instagram и TikTok становятся естественной рекламой. Если гости сами создают контент, значит, доверие к мероприятию высокое.

Что делать с негативными отзывами участников

Игнорировать критику – худшее решение. Отрицательные комментарии живут в поиске годами и могут испортить картину даже самому успешному форуму или концерту.

В работе с негативными отзывами нужно:

• признавать проблему и говорить о её решении;

• вовремя реагировать на негатив от лица компании или от третьих лиц;

• использовать техники реагирования, позволяющие «затушить» или оспорить негатив;

• не оправдываться, а демонстрировать действия;

• благодарить за обратную связь.

Наши принципы работы с репутацией мероприятия: 

• Ежедневный мониторинг упоминаний. Использование сервисов для анализа соцсетей и форумов.

• Работа с лидерами мнений. Инфлюенсеры могут как поддержать мероприятие, так и разрушить его репутацию одним постом.

• Формирование запаса прочности. Социальные и ESG-инициативы повышают лояльность к бренду.

• Регулярный аудит. Периодическая проверка отзывов и внутренней организации позволяет выявить слабые места.

Как заранее снизить репутационные риски

Проблему легче предотвратить, чем решать. Поэтому ведущие агентства по работе с репутацией внедряют системы превентивного мониторинга.

Что входит в работу:

• аудит площадки и логистики за несколько месяцев до старта;

• проверка регистрации и биллинговых систем;

• подготовка антикризисного плана (кто отвечает, какие шаги предпринимаются, какие каналы коммуникации используются);

• работа с отзывами на Timepad и Яндекс.Афише еще до мероприятия.

Готовите мероприятие? Получите бесплатный аудит репутации от Vals Digital, чтобы узнать мнение общественности о событии, привлечь новых партнеров и предотвратить кризисы.